山东省高校档案工作检查组来校检查评估档案工作

    6月18日下午，山东省高校档案工作检查会议在我校长清校区贵宾接待室召开。检查组组长、山东省档案局法规和经济科技处处长王秀生，检查组副组长、曲阜师范大学档案馆馆长王立贵，检查组专家、青岛大学档案馆馆长成陪卿，检查组专家、潍坊学院档案馆馆长于阳，院长潘鲁生，副院长刁在祥、张云龙，院长助理、办公室主任王立果出席会议。
    会上，潘鲁生院长向检查组介绍了学校档案管理工作及迎评准备工作的总体情况，特别指出了学校专业特色强等教学理念。潘鲁生院长指出，学校非常重视全省高校档案工作检查，学校主要领导专门做出批示，要求把认真做好检查准备工作列入本学期学校工作重点，认真部署、精心组织，确保在全省高校档案工作检查中取得好成绩。学校根据工作实际，结合省教育厅、省档案局制定的检查要求和评分标准，成立专门的迎接检查工作领导小组，制订详细的工作方案，明确工作任务和整改方向，确保本次迎评工作的有序进行和顺利开展。最后，希望通过此次检查评估工作，给予指导，提供经验，督促学校档案管理等工作。
    汇报会上，检查组组长王秀生同志首先结合《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）介绍了本次全省高校档案工作检查的重要意义、主要内容和重点项目。他说，开展全省高校档案工作检查评估，是进一步规范全省高校档案工作，提高档案利用效率的有效途径；是提高档案管理水平，加快推进现代大学管理制度建设的重要举措，具有促进全省高等教育全面、健康、协调发展的重大意义。本次检查评估主要是检查各高校对教育部27号令的贯彻落实情况，内容包括高校档案管理体制与机制、档案管理机构建设情况，档案资源收集、整理、归档、管理情况等7个大的方面。主要目的是督促各高校充分认识《高等学校档案管理办法》对推进高校规范化管理和科学发展的重大意义，不断增强做好档案管理工作的责任感和使命感，努力推进新时期高校档案工作再上新水平。
    院长助理、办公室主任王立果在会上向与会各领导做了详细汇报：一、学校概况及档案工作基本情况;二、加强档案管理工作的基本措施；三、重视档案信息开发利用，建立全方位的档案服务格局;四、我校档案工作特色；五、存在的问题及下一步整改措施。
     检查组专家四人在我校档案馆库房实地检查了硬件基础设施；党群、行政、教学、科研、设备、基建、出版、外事、财会、人物等10类8646卷纸质档案的案卷质量，抽查卷宗50余卷（件）；500余张声像档案的整理、保存条件，抽查了约20余张；证书、奖杯、书画等230件实物档案的分类与编号；信息化管理软件案卷级目录5600余条，文件级目录55600余条数据电子原文、照片的挂接数量和内容；检查组专家还察看了开发利用我校档案资源、举办档案展览的校史馆；为迎接本次检查所准备的20盒86件支撑材料，内容共涵盖学校档案工作管理体制、机制及档案管理机构建设情况；档案工作“四纳入”、“四同步”落实情况；各项档案管理制度制定、落实情况；高校十一类档案收集、整理、归档情况；档案库房建设与安全保护、保密管理情况；档案资源开发利用和编研情况；制定档案信息化规划和实施方案情况；档案工作信息化建设情况8大类27项指标。
   在库房实地检查之后，专家组召开会议，在认真研究后，形成了反馈意见。随后，山东省高校档案工作检查反馈会议在我校贵宾室举行，检查组组长、山东省档案局法规和经济科技处处长王秀生，检查组副组长、曲阜师范大学档案馆馆长王立贵，检查组专家、青岛大学档案馆馆长成陪卿，检查组专家、潍坊学院档案馆馆长于阳，副院长刁在祥、张云龙，院长助理、办公室主任王立果出席会议。我校档案馆主任蒋松等列席会议。
   检查组副组长、曲阜师范大学档案馆馆长王立贵代表检查组对我校的档案工作给予充分肯定：
  （一）我校档案工作的特色和成绩
   1、学校领导档案意识强，高度重视档案工作，将档案工作作为学校的一项基础性工作和系统工作常抓不懈。
   2、在档案业务工作方面，一是，我校档案管理队伍建设出色，工作人员业务功底扎实，工作开展卓有成效。尤其注重对兼职档案员业务指导，如定期邀请档案专家做专题讲座等，提高兼职档案员业务水平。二是，我校档案工作具有自己的特色和亮点。突出表现在人物档案建设和专题档案建设方面。这也是校领导长期重视档案工作的结果。
   3、充分开发利用档案信息资源，全方位为教学、科研、行政管理等服务。
   4、档案馆基础设施建设完善，设备配备齐全，能够满足我校档案管理日常工作需要。
   5、我校档案工作信息化建设着手早、步伐快，处于山东省高校的领先地位。
   6、档案管理的规章制度健全，档案工作有法可依、有章可循。
  （二）我校档案工作有待进一步提高的建议
   1、进一步积极落实“27号令”， 制定我校新的档案管理办法和实施细则。
   2、进一步加强档案工作信息化建设。实现文档一体化，根据《电子公文归档管理暂行办法》的要求，进一步规范电子档案的管理。此外，根据“27号令”要求，档案馆应当建立专门的档案信息服务网站，为学校教学、科研、管理和社会提供服务。
   3、我校档案工作任务重，压力大，虽然目前工作开展状态良好，但是专职档案员人数不够，力量薄弱，提议增加工作人员，可以是计算机专业人员，以期早日建成数字化档案馆。
   在听取检查组反馈意见后，刁在祥副院长代表学校讲话，他表示，感谢检查组对我校档案工作的肯定。检查组的意见客观、真诚、全面。会后，要向学校主要领导专门、及时地汇报专家组的意见。工作中存在的问题不容忽视，我们将制定明确的整改方向、落实责任人员和整改时限，以期尽快取得实效，不辜负专家组的期望。
    据悉，本次全省高校档案工作检查评估是省教育厅与省档案局联合组织的、面向全省高等院校的一次统一检查。省里成立了以省教育厅杨瑛副厅长为组长的高校档案工作检查领导小组，分6个检查组对全省120多所高等院校进行检查评估。本次检查评估于6月8日开始，至6月24日结束。
    检查期间，王秀生一行参观了我校美术馆、博物馆、校史馆。办公室相关同志陪同。