健全机制　规范程序　合理配置　严格管理——记2006年度国有资产管理工作

——记2006年度国有资产管理工作

 

    2006年在我校发展史上具有里程碑意义，我校的整体搬迁开辟了新的纪元。新起点，新气象，学校各项建设都面临新的机遇和挑战。国有资产管理处（以下简称国资处）和招标工作办公室（以下简称招标办）作为职能部门，在校党委和行政的领导下，共同担负着全校的招标、采购和资产管理的重任。作为学校资产的“管家”，国资处始终以当好家、服好务作为工作准则。今年4月以来，特别是迁入长清校区以来，工作任务更加繁重，国资处全体人员以全新的精神面貌投入到崭新的工作中去。北大山下挥洒汗水，大学城中谋求发展，围绕着为教学服务的宗旨，在新的环境中谱写着新的篇章。

    招标工作事关我校建设和发展的全局，担负着节约建设资金和合理利用资金的重任，学校领导高度重视。今年4月，招标办成立，由副院长刁在祥任主任，张洪军任常务副主任，董占军、王玮、张军波、刘跃进、祁建萍任副主任，侯孝敬、任伟清、陈宴磊任秘书。招标办挂靠国资处，其主要职责是：在院长领导下，负责全校基建工程、建筑材料、维修项目、仪器设备、办公用品、教材图书、医疗器材等所有涉及大额度资金项目的招标工作。
    学校领导高度重视招标工作，招标办主任刁在祥副院长多次对招标工作作出重要指示并提出具体要求，强调首先要把完善招标制度、严格招标程序、严肃招标纪律作为招标工作的重点。在刁在祥副院长的领导下，招标办起草了《山东工艺美术学院招标工作管理办法（试行）》，经院长办公会审议通过后下发执行。该办法在招标项目的申请、招标文件的制订、专家的选聘、评标程序的确定等方面都作了详细的规定，建立健全了招标工作各个环节的规章制度，杜绝了招标过程不严密、招标流于形式的现象。招标工作管理办法的制定和实施，规范了我校招标工作的全部过程，加大了招标过程的监督力度，提高了招标决策的能力，为实施依法招标、防止商业贿赂等腐败现象的发生、提高学校资金的使用效益、确保国有资产的保值、增值等提供了制度上的保证。
    有了制度上的保障，还要有一套严格的工作流程。从项目申请部门办完申请手续向招标办递交之时起，招标工作就开始启动了。一般招标项目时间都比较紧，招标办需要立即发布招标公告、审定招标文件、发放标书，尽快组织招标会议，确定拟中标单位。有些项目还需要进行考察，招标办公会根据评委推荐意见和考察情况确定中标单位，特殊项目报请院长审批。中标单位确定之后，立即向其发放中标通知书并协商具体事宜，然后起草合同，通过相关部门的会签后，与中标单位签订合同，以上招标工作几乎全由国资处承担。尽管招标项目多，任务重，时间紧，有了这样一套科学规范的程序，招标工作就有据可依。既保证了项目符合程序按时完成，又做到了忙而不乱。
    在具体的招标工作中，也遇到了各种各样的问题。许多招标项目内容复杂，要求提交招标结果的时间特别紧，项目申请部门提交的资料和招标文件不够详细，有的项目不具备招标要求的条件。为了保证学校整体工作计划的落实，刁在祥副院长多次亲临招标现场指导工作。招标办、国资处在人员少、任务重的情况下，想方设法协助项目申请部门充实完善招标文件和评标办法，最终使招标工作得以顺利完成。
    评标会议是招标工作的重头戏，因为评标会议不仅直接决定着招标的结果，而且也是所有招标准备工作情况的集中反映。评标会议本着“公开、公平、公正”的原则，所有投标单位的报价都是透明的，通过投影仪现场投放出来，评委和投标人一目了然。对评委的选聘也是有程序的，目前，招标项目繁多而相应专业门类的技术人员缺乏，即使有相关专业水平但具备评委条件的人也很少。在这种情况下不能建立专家库，先由招标办提交一个两倍于评委人数的候选人名单，报招标办主任审定。为了保密，通知评委的时间也有严格要求。在评标过程中，招标办负责组织评标会议的人员，只为招标工作和各位评委服务，对评委不诱导、不暗示、不干预、不左右，给评委提供一个充分表达个人意愿的环境。
    如果说评标会议是台上的成功演出，那么招标准备工作以及日常的默默付出就是台下的精心排练。“台上一分钟，台下十年功。”一次次招标会议成功召开的背后，是招标办所有人员的共同努力和辛勤付出。作为招标办常务副主任，张洪军处长对各项招标工作作了周密的筹划和安排，每次招标工作，张洪军处长就像一位久经沙场的将军，指挥若定。作为山东省建筑工程评标专家库成员，张洪军处长参加过多次大项目的评标会议，有着丰富的评标经验，组织起我校的评标会议来举重若轻，游刃有余。在组织评标过程中，张洪军处长以丰富的经验和严谨的方式，确保招标工作顺利进行。招标办副主任刘跃进作为监督人员参加了所有项目的监督工作，在监督中为招标工作提供服务，在服务中履行监督职能；副主任祁建萍在担负着繁忙的后勤工作的同时，主持了所有招标项目的开标会议；其他副主任对招标工作也给予了大力支持。学校审计室的同志对招标工作也进行了全程审计。侯孝敬科长作为招标办秘书，对招标、评标资料的准备、合同的协商、起草等，事无巨细，经常紧张忙碌，做着一些具体而烦琐的工作。通过招标办、国资处全体人员的共同努力，在监察、审计人员和教工代表的监督指导下，自4月份以来，招标办先后完成了电梯设备、学生公寓家具和床上用品、档案室密集架、网络中心网络设备、综合楼装修、浴室太阳能、物业管理、教学实习综合车间、图书馆电子阅览室设备、中文图书、实验室设备以及校园零星工程施工队伍等40余项招标项目。招标金额累计达4000余万元，通过招标，不仅为学校选择了最佳中标单位，而且节约了数百万元，没有留下后遗症。截止目前，所有招标项目进展顺利，大部分项目已经完成并验收完毕。

    招标之后就要进行采购。采购工作分省政府采购、学校招标采购和组成采购小组直接采购三种形式。国资处作为集中采购的主管部门，根据实际情况选择最佳的采购方式。政府采购项目每年都由省财政厅安排，我校派相关人员负责办理；招标采购和直接采购由国资处直接承担。招标采购和直接采购各有优势，招标采购的优点是公开透明、选择范围大、能通过竞争压低价格；直接采购的优点是能满足多种品牌选择，适合量少、规格多、供货快的采购。两者互相补充，能在不同的范围更好地满足各种需求。由于今年学校整体搬迁以及为迎接明年的教学评建，办公、教学设备采购的工作量很大，任务十分艰巨，为保证完成各项任务，学校选派了文化水平高、工作能力强的刘振良、韩英杰同志充实到国资处来。两位同志刚一报到，就马不停蹄地投入到繁忙的招标和采购工作中。
    采购工作有着严格的程序，即使是直接采购，国资处也会主动接受监察、审计部门的监督，采购之前要进行考察，考察完毕，要进行降价谈判。国资处运用所积累的谈判经验，采用各种灵活方式，通过谈判，尽最大可能为学校节省开支。陈宴磊同志在参加政府采购项目的竞争性谈判时，以高度负责的精神全力维护学校利益。任伟清同志对家具等设备的采购也做出了大量工作。所有采购工作基本上都由国资处会同使用单位以及监察、审计部门人员进行。本学期，由于家具、设备的采购项目比较多，需要前往北京、上海、青岛、淄博等地考察，有时要同时考察几个项目，国资处的几位同志往往需要兵分几路，由于国资处人员比较少，再加上两个校区的国有资产管理工作十分繁杂，考察完毕，顾不上旅途疲惫，就要尽快赶回学校投入其他工作。有一次去北京考察实验室设备，第二天就要赶回学校，由于车票紧张，4个人只买到两张坐票，国资处的同志只能“享受”特殊待遇，在两节车厢之间坐了一路的马扎。
    国资处对新校区办公家具及设备做了充分的准备，并对搬迁工作作了周密安排。新校区的家具是由我校的专业老师设计定做的，为了确保家具质量，张洪军处长多次带队深入生产厂家车间，检查家具生产的进展情况。车间中机器声震耳欲聋，刚刚涂上的油漆气味刺鼻难闻，再加上车间的高温酷热，让人不愿在里面多待一分钟。但是为了掌握第一手的生产情况，并且对厂家起到监督督促作用，国资处所有人员毫无怨言，所到之处，总是认真询问，仔细察看，对家具的用材、工艺流程以及是否符合设计图纸等进行详细了解。8月5日学校正式搬迁，任伟清同志带队，国资处在综合楼东西两端分别设立联系处，由韩英杰、刘振良两位同志负责新办公桌椅的发放。随着新办公家具的陆续到位，国资处人员跑上跑下，在东西两端不停地奔走，指挥搬运工人卸车搬运，在八月酷热与阴雨交替的天气下，任由汗水浸透、雨水淋湿了衣服。在全体人员的共同努力下，国资处在最短的时间内把定做的家具发放完毕。
    在家具的安装调试过程中，要做好厂家与使用部门的协调。由于是暑假期间，办公条件还不完善，在空旷的校园里找到一个个联系人，需要一遍遍地打手机，一趟趟地跑上跑下，而厂家的安装也会出现一些意想不到的问题。有一次，一批办公家具第二天就要使用，由于施工条件不具备，无法提前安装，一直到晚上八点多，还有一批工作没有完成。工人们劳累了一天，已经十分疲惫，工作效率明显降低。而此时食堂早已停止营业。一直同工人在一起的韩英杰、刘振良两位同志也没有吃晚饭，决定去长清买饭并一块给工人捎回饭来。热气腾腾的包子送到饥饿疲惫的工人手里的时候，他们感动得连声说谢谢。在国资处人员敬业精神的感召下，工人干得越来越带劲了，终于连夜完成了任务。两位同志驱车赶回家的时候已经是午夜了。
    家具的安装和运送，国资处实行上门服务，最大程度地满足各位教职员工的需要。有时需要经过多次的调整，才能达到使用部门的要求。国资处的同志总是耐心听取意见，指挥工人安装。由于当时找不到联系人以及办公地点的变化，部分办公家具一直留在仓库里。等到再搬运的时候，工人已经撤离，于是国资处的同志自己动手，把办公家具从办公楼的东头一趟趟搬运到最西头。类似事情不胜枚举。国资处的同志正是以这种忘我的工作精神和热情的态度，竭诚为全校的教职员工服务，感动着身边的人。特别是第三学生公寓学生用床的安装，由于工程没有竣工，给安装工作带来很多障碍，经韩英杰同志与新校区建设指挥部和施工单位协调，在极度困难的情况下，完成了安装任务，保证了新生按期顺利入住。
    在分管新校区设备装备的李新副院长和分管国资工作的刁在祥副院长的领导下，国资处精心组织，合理安排，科学调度，在人员少、任务重、时间紧的情况下，今年累计采购资产数额25000余件（套），使我校的资产总数达到52000件（套），圆满完成了各项采购任务，为学校的整体搬迁和教学评建工作，创造了良好的条件。

 
管理篇

    采购后的物资需要尽快形成固定资产,固定资产的迅速膨胀对资产管理工作提出了更高要求,我校按照省教育厅“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的要求建立了资产管理体制。国有资产管理工作为教学科研提供服务,事关学校的发展和命运,是学校管理工作中十分重要的组成部分。不断完善和加强资产管理工作,优化资源配置,提高资金使用效益,是提升学校整体管理水平,提高学校竞争能力的重要保障。在学校领导的重视和支持下,资产管理队伍不断壮大,管理人员素质不断提高,管理水平也上了一个台阶。
    学校整体搬迁以来,随着资产规模的急剧扩大,给资产管理也提出了更高的要求。学校目前两地办学,资产管理有诸多不便,国资处以现代信息技术构建统一的管理平台为依托,创立了规范的业务流程,使国有资产管理程序更加规范;以严格的管理权限和严谨的内部监控制度为机制,构建了科学、高效的固定资产管理新模式。通过现代信息技术,实现资产管理手段、管理方式、管理流程的现代化、规范化,使资产入库、验收、使用、变动、维护、处置等业务环节的操作更加科学。
    高校资产管理系统是一套比较科学的系统管理软件,由于今年新进人员多,资产和资产管理员变动大,资产管理分两校区进行,为了让资产管理员尽快熟练掌握管理系统的操作方法,提高业务管理能力,更好地发挥它的价值,国资处于9月25日专门组织召开资产管理员业务培训会议。聘请专业技术人员讲解该系统的日常管理操作知识,国资处同志也结合实际情况和以往经验,提醒应注意的问题。学校领导对此次培训非常重视,刁在祥副院长亲自参加并作重要讲话。在会上强调了资产管理工作的重要性,并对所有资产管理员提出希望和要求。通过此次培训,各部门资产管理员基本掌握了系统操作和日常管理知识,为以后的资产管理工作打下了良好基础。
    资产入库是一项重要而紧迫的工作。因为采购的家具和设备只有办理入库手续后才能形成固定资产,也只有在入库并办理资产验收手续后才能与供货单位结算。由于新校区的校园网没有建立,高校资产管理系统无法运行,为了节约资金,国资处没有申请购买新的设备建立资产管理系统的临时局域网,资产的录入、审核和验收单的打印只能在老校区进行。国资处有计划地安排各个部门入库,由于老校区办理入库的设备数量有限,而入库的任务又很繁重,国资处同志为了不耽误工作,借用其他部门的计算机,竭诚为资产管理员提供服务。各部门资产管理员都是我校资产管理队伍中的成员,由于他们还担负着繁重的教学和行政管理工作,为了给他们提供方便,减少两个校区往返的次数,国资处经常利用下班后和休息日的时间,安排、指导资产管理员工作。在办理资产验收手续时,国资处的同志也提供了尽可能的方便。特别是国资处的任伟清和陈宴磊同志,奔波于两个校区之间,安排各部门做好固定资产的录入、审核和验收工作。在资产管理方面,任伟清和陈宴磊同志可以称得上是国资处的专家,任伟清负责系统管理和维护、资产录入和编码,陈宴磊负责归口审核和验收。他们工作兢兢业业,经常中午加班,在办公室边吃饭边工作。有时候晚上下了班,陈晏磊同志还在聚精会神地工作,全然没注意到外面天色已黑了下来。经过所有从事资产管理工作同志的努力,所有的家具和集中购置的大宗设备等共计25000余件(套)都办理了录入验收手续。全校总数达52000件(套)的资产管理工作也井井有条,每件资产都有存放地点、使用单位和使用人等信息,确保了资产的安全完整和有效利用。
    国资处还担负着使国有资产保值、增值的重任。在现阶段我校资金紧张的情况下,国资处把如何发挥存量资产的最大效益作为一项重要的工作来抓,在科学安排增量的前提下,充分提高存量资产的利用率,确保做到合理配置。在新校区发放办公家具的同时,国资处对老校区存量家具进行了资产重组和合理调配。8月11、12日两天,各教学、行政单位交回大批办公家具和设备,国资处人员现场清点、核对、登记,指挥搬运。由于部分行政单位调整办公室,国资处对刚刚接收的家具重新调剂分配。在分配过程中,国资处人员严把变更登记关,做到每件资产有来源、有去向、帐物相符。这样,一大批家具得以重新利用,使其充分发挥使用效益,给学校节约了大量资金。8月12日是周六,最高气温达到38度,绝大部分人都在休息,国资处人员不停地在寂静的校园里来回奔走,指挥工人搬运,汗水不断地流下来,湿透了衣服。老校区的办公家具种类繁多,数量巨大。在短短一天半的时间里,国资处把各类家具分类入库,重新分发,虽然任务繁重,但是忙而不乱,整个交接工作做得紧张、快速、高效、有序。
    在做好各项日常工作的同时,国资处全体人员还注重学习,潜心钻研业务,探讨工作方法,不断提高工作水平。在信息技术日新月异的今天,只有不断学习才能适应高校资产管理工作的快速发展。国资处同志结合工作经验,在目前使用的资产管理系统中,又开发利用了新的功能,并把管理中的工作经验写成论文,与全省高校的同行相互交流。不仅学习先进技术,还学习别人的先进经验,“他山之石,可以攻玉”,通过学习和交流,不断探索资产管理的新思路、新方法,始终站在最新技术的前沿。12月中旬,国资处在百忙之中派出三名同志参加省教育厅举办的全省高校资产管理系统升级培训班,并很快把新的知识运用到实际工作中。此次学习,为我校国有资产管理工作的顺利开展提供了新契机。随着系统的升级,管理水平也将相应地达到一个新的高度。
    我校的招标、采购、管理工作之所以能够如此顺利地完成,关键在于学校党委和行政的正确领导,在于各部门和全体教职工的配合支持,还在于有一支团结、实干、能奉献、能战斗的国有资产管理队伍。这支队伍素质过硬、高效廉洁,是一支不断进取、能打硬仗的队伍。
    “雄关漫道真如铁,而今迈步从头越。”随着学校的不断发展壮大,我校的国有资产管理工作将会取得更大的成绩。在新年的曙光就要照耀到这片充满生机和活力的土地时,我校将会有更大、更快的发展,国资处和招标办也必将抓住机遇、迎接挑战、昂首阔步、意气风发地踏上新的征程。